看護師の内定辞退メール・電話｜例文付き断り方マナー

仁田坂 淳史 2026.06.04

看護師が内定を辞退するときの電話・メールのマナーと例文を丁寧に解説。内定承諾後の辞退方法や辞退理由の伝え方、角を立てない断り方のポイントまでまとめました。

「内定をもらったけれど辞退しなければいけない。どう伝えればいいのか、失礼にならないか不安…」そんな気持ちを抱えている看護師さんへ、この記事が少しでも力になれたら！

内定をもらったのに辞退しなければいけない状況は、誰にとっても気まずいものです。「もっと条件のよい病院から内定が出た」「家庭の事情で転職を見送ることになった」「職場環境が自分に合わないと感じた」など、辞退の理由はさまざまです。

大切なのは、辞退を決めたらできるだけ早く、丁寧に連絡することです。採用担当者は採用計画を立てて準備を進めています。一日でも早く連絡することで、相手側の負担を最小限に抑えられます。この記事では、看護師が内定を辞退するときの正しいマナー、電話とメールそれぞれの例文、内定承諾後の辞退方法まで、実際に使える形でまとめます。

📋 内定辞退の基本ルールとタイミング

内定辞退の連絡は、辞退を決めた瞬間から動くのが鉄則です。「いつかしなければ」と先延ばしにするほど、採用側への迷惑が大きくなります。

辞退を決めたら何日以内に連絡するか

一般的には、辞退を決めた翌日以内、遅くとも3営業日以内が目安とされています。特に入職日が近い場合は、即日の連絡が求められます。病院側はあなたの入職に向けて制服の準備、オリエンテーションの日程調整、病棟の人員配置変更など、多くの業務を並行して進めています。

厚生労働省の情報によると、労働者側からの内定辞退は法的には認められており、損害賠償リスクも通常は生じません。ただし、著しく誠意のない対応をした場合は例外となる可能性があるため、誠実な対応が求められます。

辞退の連絡手段の優先順位

(1) 電話（第一選択） (2) 電話がつながらない場合はメール（補足として当日中に送る） (3) 手紙（電話後の丁寧なフォローとして送ることもある）

電話を選ぶ理由は、声のトーンや言葉のニュアンスで誠意が伝わりやすいからです。メールだけで済ませると「誠意がない」と受け取られることがあります。電話に出てもらえなかったときは、折り返しを待つのではなく「当日中にメールでも伝える」という姿勢が大切です！

電話をかける時間帯

病院は朝と夕方が特に忙しい時間帯です。以下の時間帯を避けて連絡しましょう。

• 避けるべき時間帯: 8時台（朝の申し送り）・17時以降（夕方の申し送りと夜勤引継ぎ）
• おすすめの時間帯: 午前10時から11時ごろ、午後2時から3時ごろ

📞 電話での内定辞退の例文と手順

電話は「準備してから臨む」ことが大切です。メモを手元に置いて、落ち着いて話せる環境を整えてから電話しましょう。

電話をかける前の準備

電話する前に以下を手元に用意してください。

• 病院名・採用担当者の名前
• 内定日・入職予定日
• 辞退理由（一身上の都合で可）
• お詫びの言葉を頭の中でまとめておく

担当者が不在の場合も考えられます。「採用のご担当者様に、内定辞退のご連絡を差し上げたい」と伝えれば取り次いでもらえます。担当者がどうしても捕まらないときは、後ほど折り返すか、同日中にメールで補足します。

電話での例文（基本パターン）

お世話になっております。先日、看護師職で内定をいただきました(氏名)と申します。採用担当の(担当者名)様はいらっしゃいますでしょうか。

——（担当者につながったら）——

先日は内定のご通知をいただき、誠にありがとうございました。大変ありがたいお申し出でしたが、一身上の都合により、今回は内定を辞退させていただきたいと思いご連絡いたしました。

採用に向けてご準備いただいたにもかかわらず、このようなご連絡になってしまい、大変申し訳ございません。どうぞよろしくお願い申し上げます。

電話での例文（他の病院に決まった場合）

先日は内定のご通知をいただきありがとうございました。(氏名)でございます。

大変恐縮ではございますが、諸事情を検討した結果、他の医療機関への入職を決めることとなりました。せっかくご縁をいただきながら、このような結果になってしまいましたこと、深くお詫び申し上げます。

採用に向けてお時間をいただきましたこと、心より感謝しております。誠に申し訳ございませんでした。

「他の病院に決まった」と正直に伝えることは問題ありません。ただし「あちらの条件の方が良かった」など比較する言い方は避けてください。相手を傷つけるだけでなく、看護師業界は思いのほか狭く、将来どこかで顔を合わせる可能性もあります！

📧 メールでの内定辞退の例文

電話がどうしてもつながらない場合、または電話後にあらためて記録として送りたい場合はメールを使います。

メールを送る前の注意点

メールのみで辞退を済ませることは、できる限り避けてください。「電話でご連絡しようとしたが、つながらなかったため」という一文を必ず入れ、電話を試みたことが伝わるようにします。

件名は採用担当者が見た瞬間に内容がわかる形にします。採用担当者は多くの応募者を管理しているため、用件と氏名が件名に入っているととても親切です。

メール例文（電話がつながらなかった場合）

件名: 内定辞退のご連絡（仁田坂 花子）

(病院名) 採用ご担当者様

お世話になっております。(日付)に看護師職の内定をいただきました(氏名)と申します。

このたびはご連絡が遅れましたこと、また電話でお伝えするべきところをメールにてご連絡いたしますこと、大変失礼とは存じますが、何度かお電話をお試みしたところつながらず、こちらにてご連絡させていただくことといたしました。

誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により、今回は内定を辞退させていただきたいと思います。

採用ご担当者様をはじめ、採用に際しご尽力いただいた皆様に、多大なご迷惑をおかけしてしまい、深くお詫び申し上げます。またご丁寧にご対応いただいたことに、心より感謝しております。

どうかご容赦いただければ幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。

氏名 連絡先電話番号

メール例文（内定承諾後に辞退する場合）

件名: 内定辞退のご連絡とお詫び（仁田坂 花子）

(病院名) 採用ご担当者様

お世話になっております。(日付)に内定承諾のご連絡をいたしました(氏名)と申します。

このたびは誠に勝手なお願いではございますが、一身上の都合により、内定を辞退させていただきたいとご連絡いたしました。

内定承諾後のご連絡となってしまい、採用準備を進めていただいていたにもかかわらず、大変なご迷惑をおかけしてしまい、心よりお詫び申し上げます。

ご丁寧にご対応いただいたこと、改めて感謝申し上げます。このような結果になってしまったことを大変申し訳なく思っております。

何卒ご容赦いただけますよう、お願い申し上げます。

氏名 連絡先電話番号

✉️ 内定承諾後の辞退——より慎重な対応が必要

内定承諾後の辞退は、承諾前の辞退よりも相手側への影響が大きいです。法的には辞退は可能ですが、社会的なマナーとして一段丁寧な対応が求められます。

内定承諾後の辞退手順

(1) できるだけ早く電話で連絡する (2) 電話でのお詫びの後、お詫び状を郵送する (3) 支給済みの書類や制服等がある場合は返送方法を確認する

電話では「内定を承諾しておきながら、このような結果になってしまい、大変申し訳ございません」という言葉を最初に伝えることが大切です。言い訳より先にお詫びを述べる順番を守りましょう。

お詫び状の書き方ポイント

お詫び状は白便箋を黒インクで縦書きにするのが正式ですが、一般のビジネスレターとして横書き・ワードで作成しても問題ありません。

内容に含めるべき要素は以下の通りです。

• 承諾後の辞退であることへの謝罪
• 内定および採用準備への感謝
• 辞退の意思の明確な表明
• 今後の病院のご活躍への一文

書面で改めてお詫びを伝えることで、誠意がより伝わります。看護師業界は狭い世界です。今後の転職活動や交流において、誠実な対応をした記憶が残ることは、自分の信頼にもつながります！

書類や物品の返却について

内定時に支給された書類（採用通知書など）、制服の採寸データ、または駐車場の手続きなど、手続きが進んでいた場合は「返却すべきものはありますか」と確認するのがマナーです。先方から指示があれば従い、なければ書類は手元で保管しておけば問題ありません。

💬 辞退理由の伝え方——何を言えばいい？

辞退理由は「一身上の都合」で十分です。詳細を説明する義務はなく、深掘りされても「諸事情がございまして」と伝えれば問題ありません。

よくある辞退理由と伝え方

他の病院に決まった場合: 「他の医療機関への入職を決めることとなりました」

家庭の事情の場合: 「家庭の事情により、転職の時期を見直すこととなりました」

条件が合わなかった場合: 「一身上の都合により、今回の入職を見送ることといたしました」

いずれも具体的な理由を掘り下げる必要はありません。重要なのは「辞退する意思が明確に伝わること」と「誠意をもってお詫びの言葉を述べること」の2点です。

採用担当者から「何か問題がありましたか？」と聞かれた場合は、「問題があったということではなく、私の都合によるものです」と答えれば十分です。相手を傷つけないための配慮ある言葉を選びましょう。

辞退理由で避けるべき表現

• 「条件がよくなかったので」→ 相手への批判になる
• 「もっといい病院が見つかったので」→ 比較・序列をつけているため失礼にあたる
• 「やっぱり気が変わって」→ 軽率な印象を与える
• 長々とした言い訳→ かえって誠意が伝わらない

🗓️ 辞退後の転職活動を進めるコツ

内定を辞退した後は、転職活動を改めて整理する時期です。辞退したことを必要以上に引きずらず、次のステップを考えましょう。

次の転職活動でよくある課題

看護師の転職では、複数の病院から同時に内定をもらうことも珍しくありません。そのため、辞退する可能性がある場合は、初めから承諾のタイミングを慎重に考えることが大切です。

内定を急かされた場合でも、「検討の時間をいただけますか」と伝えることは問題ありません。一般的に1週間から2週間の検討期間は受け入れてもらえることが多いです。承諾前にしっかり考える時間を持つことで、辞退のリスクを大幅に減らせます！

転職エージェントを活用する場合の注意点

転職エージェントを通じて応募している場合、内定辞退の連絡はエージェント経由で行うのが基本です。病院に直接電話するのではなく、担当エージェントに連絡して「辞退の意向を伝えてほしい」と依頼します。

ただし、エージェントに任せきりにせず、自分の辞退意思がきちんと先方に伝わったかどうかを確認することが大切です。エージェントから「伝えました」と報告があれば一安心ですが、不安な場合は自分でも一言添えることもできます。

内定辞退は気まずいですが、正しいマナーで誠意を持って伝えれば必ず前に進めます。まず「今日電話する」という一歩を踏み出しましょう！

❓ よくある質問

Q. 看護師が内定を辞退するとき、電話とメールどちらが正しいですか？

回答: 原則は電話です。採用担当者に直接電話して辞退の意思を伝えます。電話がつながらない場合に限り、当日中にメールで補足連絡を入れるのがマナーとされています。

Q. 内定辞退の連絡はいつまでにすればいいですか？

回答: 辞退を決めたらなるべく早く、遅くとも入職予定日の2週間前までに連絡するのが一般的です。採用側は次の採用計画や準備を進めているため、早ければ早いほど双方にとってよい結果になります。

Q. 内定承諾後でも辞退できますか？

回答: 法的には内定承諾後でも辞退は可能です。ただし採用側への影響が大きいため、誠意をもって謝罪し電話で直接伝えること、その後お詫び状を郵送することが社会人としてのマナーとされています。

Q. 辞退理由は正直に話すべきですか？

回答: 詳細な理由は「一身上の都合」で問題ありません。他の病院に決まったことや条件の不一致を正直に伝えると採用側の参考になる場合もありますが、相手の気持ちを傷つけないよう言葉を選ぶのが大切です。

Q. 内定辞退のメール件名はどう書けばいいですか？

回答: 「内定辞退のご連絡（氏名）」のように、用件と氏名を件名に入れるとわかりやすいです。採用担当者は複数の応募者を管理しているため、誰からの連絡か一目でわかる件名が親切です。

本記事は一般的な情報提供を目的としたものです。個別の状況によって適切な対応が異なる場合があります。労働条件や法的判断に関わる事項については、ハローワーク・労働基準監督署・社会保険労務士などの専門窓口にご相談ください。